Załącznik nr 3 do Polityki Bezpieczeństwa
Wykaz zbiorów danych osobowych przetwarzanych przez Hospicjum św. Ojca Pio jako Administratora Danych oraz ich lokalizacje i sposób przetwarzania
Niniejszy załącznik został sporządzony na podstawie punktu 7b Polityki Bezpieczeństwa Informacji oraz par. 4.2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r.
Lp.	Zbiór danych	Sposób przetwarzania	Nazwa programu do przetwarzania danych	Lokalizacja zbioru	
Rola/ 
Rodzaje uprawnień	
1	Dokumentacja medyczna chorych	Manualny	-	Biuro Hospicjum/biuro koordynatora opieki		
2	Elektroniczna dokumentacja medyczna	Elektroniczny	eopieka (EDM)	Hosting/Portal dostępowy- Chmura		
3	Baza danych programu mMedica	Elektroniczny	mMedica	Rejestracja części przychodni		
4	Akta osobowe pracowników	Manualny 	-	Biuro pracownika ds. księgowości i kadr		
5	Darczyńcy/ Interesariusze	Elektroniczny	CRM	Biuro Hospicjum
Hosting/Portal dostępowy- Chmura		
6	Uczestnicy akcji	Manualny 	Office	Biuro Hospicjum		
7	Dane wolontariuszy	Manualny	-	Biuro Hospicjum		
8	Księga wypożyczeń drobnego sprzętu medycznego	Manualny	-	Rejestracja części przychodni		
9	Księga wypożyczeń sprzętu	Elektroniczny	Office	Magazyn sprzętu		
10	Dane uczestników projektów 	Manualny	-	Biuro Hospicjum/ Archiwum		
11	Księga pism przychodzących i wychodzących	Manualny	-	Rejestracja części przychodni		

Zbiory wymienione w poz. 2, 4, 5, 7, 8, 10 przechowywane są w obszarze Biura w zamykanych szafach. Dostęp do zbiorów mają upoważnieni pracownicy.
Zbiór elektroniczny Baza danych programu mMedica, eopieka (EDM) wymieniony w poz. 2a oraz 3, przechowywane są na komputerze w Biurze oraz na osobistych urządzeniach pracowników. Komputer oraz wejścia do systemów zabezpieczony są hasłem. Użytkownicy systemu posiadają unikatowe hasła logowania. System wymusza co 30 dni zmianę haseł. Komputer zabezpieczony jest przed zanikami napięcia zasilaczem awaryjnym UPS.
Zbiór Akta osobowe pracowników (poz. 4) przetwarzany jest w związku z zatrudnieniem osób 
w Hospicjum. Zbiór jest przechowywany i przetwarzany w Biurze, a do celów prowadzenia spraw kadrowo płacowych, może być powierzony do przetwarzania w biurze rachunkowym, na podstawie zawartej w tym celu umowy określającej szczegółowy zakres i miejsce przetwarzania powierzonych danych.
Zbiór Dane wolontariuszy (poz. 8) zawiera ankiety osobowe wolontariuszy Hospicjum. Jest 
to segregator z informacjami dotyczącymi wolontariuszy i członków stowarzyszenia. Przechowywany jest w zamykanej szafie w Biurze.
Zbiory Darczyńcy/Interesariusze przechowywany jest na komputerze w biurze Hospicjum.
Zbiór Księga wypożyczeń sprzętu znajduje się w Magazynie sprzętu i zamykana jest w szafce 
po zakończeniu pracy w magazynie.
Zgodnie z umową nr UDA-RPSL.09.02.04-24-0750/16-00 w ramach dofinansowania projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 pn. „Społeczność siłą rozwoju – rozwój usług opiekuńczych na terenie objętym LSR Ziemia Pszczyńska” Hospicjum przetwarza dane uczestników projektu osób niesamodzielnych i ich opiekunów. Wszelkie dane zawarte są w segregatorach i teczkach przechowywanych w zamykanej, metalowej szafie 
w Biurze. Dostęp do zbioru mają wyłącznie upoważnione osoby.
Księga pism przychodzących i wychodzących zawiera zestawienie pola dotyczące daty wpływu/wysyłki, od kogo/do kogo pole wypełniane wraz z adresem, treść otrzymanej/wysyłanej korespondencji.